Privacybeleid – VAARTMAKEN

(versie 18 juni 2026)

1. Wie zijn wij?

VAARTMAKEN organiseert bewegende evenementen op unieke locaties. Wij verwerken persoonsgegevens om onze evenementen te organiseren, tickets te verkopen, acties uit te voeren, te communiceren met bezoekers en de veiligheid te waarborgen.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

Vaartmaken VOF
Stationsplein 168, 2312 AP Leiden
KvK: 95083731
E-mail: info@vaartmaken.nl
Website: www.vaartmaken.com

Voor alle vragen over privacy of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via info@vaartmaken.nl.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
Leeftijds- en woonplaatsgegevens (bij acties): geboortedatum (voor leeftijdsverificatie 18+) en postcode
Ticketgegevens: aankoopdatum, type ticket, verkoopkanaal (Ticketswap, Weeztix)
Betalingsgegevens: via het gekozen ticketplatform (wij ontvangen geen volledige bank- of kaartgegevens)
Deelname- en toestemmingsgegevens: deelname aan acties of winacties en of je wel of geen toestemming hebt gegeven voor marketing
Communicatiegegevens: e-mails en berichten via social media
Beeld- en geluidsmateriaal: foto's, video's en geluidsopnamen tijdens evenementen (voor promotie en veiligheid)
Technische en advertentiegegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie, websitegebruik, en advertentie-identifiers en cookies van Meta (zoals _fbp, _fbc en fbclid) voor het meten van advertenties

3. Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens via:

Ticketverkoopplatformen (Ticketswap, Weeztix)
Formulieren en actie-/winactieformulieren op onze website
E-mail, telefoon en social media
Foto- en video-opnamen tijdens evenementen
Cameratoezicht op evenementlocaties
Cookies en advertentietechnologie op onze website (uitsluitend ná jouw toestemming, zie sectie 7)

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken gegevens voor de volgende doeleinden:

Ticketverkoop en toegang tot evenementen
Het organiseren en uitvoeren van acties en winacties, waaronder het verifiëren dat een deelnemer 18 jaar of ouder is en het selecteren en contacteren van winnaars
Bezoekers- en deelnemerscommunicatie (informatie, wijzigingen, updates)
Veiligheid en crowd control tijdens evenementen
Marketing en promotie van het merk VAARTMAKEN en onze evenementen, producten, drops en merchandise, en het meten van de effectiviteit van onze advertenties
Het gebruik van beeld- en geluidsopnamen waarop je mogelijk herkenbaar bent, voor promotionele en informatieve doeleinden
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld belasting- en administratiewetgeving)

5. Rechtsgrond van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond:

Uitvoering van een overeenkomst: voor ticketverkoop, toegang en deelname aan acties
Wettelijke verplichting: voor bijvoorbeeld financiële administratie
Toestemming: voor het plaatsen van marketing- en advertentiecookies, voor het versturen van marketingcommunicatie (e-mail/berichten) en voor gericht promotioneel gebruik van beeldmateriaal. Toestemming is altijd vrijwillig en kan op elk moment worden ingetrokken.
Gerechtvaardigd belang: voor de veiligheid van bezoekers, fraudepreventie en de normale bedrijfsvoering. Waar wij ons op gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij jouw belangen en rechten mee.

Deelname aan een actie of aankoop van een ticket is nooit afhankelijk van het geven van marketingtoestemming.

6. Beeld- en geluidsopnamen

Tijdens onze evenementen kunnen foto's, video's en geluidsopnamen worden gemaakt voor promotionele en informatieve doeleinden, waaronder aftermovies, social media en advertenties. Overzichts- en sfeeropnamen verwerken wij op basis van gerechtvaardigd belang. Voor opnamen waarop je duidelijk en herkenbaar centraal in beeld bent, baseren wij ons op jouw toestemming.

Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van een specifieke opname waarop je herkenbaar bent door een e-mail te sturen naar info@vaartmaken.nl. Camerabeelden die uitsluitend voor veiligheid worden gemaakt, bewaren wij maximaal 4 weken, tenzij langer nodig in verband met een incident.

7. Cookies en advertentietechnologie

Onze website gebruikt functionele cookies (altijd nodig om de site te laten werken) en, met jouw toestemming, analytische en marketing-/advertentiecookies.

Voor het meten en optimaliseren van onze advertenties gebruiken wij technologie van Meta (de Meta Pixel en de Conversions API). Hierbij kunnen wij gegevens zoals jouw IP-adres, browser- en apparaatinformatie, advertentie-identifiers (_fbp, _fbc, fbclid) en in versleutelde (gehashte) vorm jouw e-mailadres en telefoonnummer aan Meta doorgeven om advertentieprestaties te meten.

Deze marketing- en advertentietechnologie wordt pas geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner. Kies je voor weigeren, dan plaatsen wij geen marketing- of advertentiecookies en geven wij hiervoor geen gegevens door aan Meta. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

8. Delen van gegevens met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met:

Ticketplatformen: Ticketswap en Weeztix
Technische dienstverleners (verwerkers) die namens ons gegevens verwerken: Shopify (website en winkel), Google (opslag en verwerking van actiegegevens via Google Workspace) en Meta (advertentiemeting)
Leveranciers die namens ons diensten leveren, zoals beveiliging en marketing
Overheidsinstanties, uitsluitend indien wettelijk verplicht

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Enkele van onze dienstverleners (waaronder Shopify, Google en Meta) zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Toegang tot actie- en deelnemergegevens is beperkt tot de personen die deze gegevens nodig hebben, en gevoelige sleutels en toegangsgegevens worden niet openbaar gedeeld.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

Deelnemers aan een actie of winactie zonder marketingtoestemming: verwijderd uiterlijk 3 maanden na afloop van de betreffende actie
Contacten met marketingtoestemming: bewaard tot je je toestemming intrekt of je uitschrijft
Camerabeelden (veiligheid): maximaal 4 weken, tenzij langer nodig bij een incident
Financiële en administratieve gegevens: 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht
Overige gegevens: zolang noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld

12. Minderjarigen en leeftijd

Een deel van onze evenementen en acties heeft betrekking op alcoholhoudende producten. Deelname aan dergelijke acties en aankoop van dergelijke producten is uitsluitend toegestaan vanaf 18 jaar. Wij verzamelen geen gegevens van personen onder de 18 jaar voor deze doeleinden en verifiëren de leeftijd waar dat van toepassing is. Constateren wij dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verwerkt in strijd met deze voorwaarden, dan verwijderen wij die gegevens.

13. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

Jouw gegevens in te zien
Jouw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
Beperking van de verwerking te verzoeken
Bezwaar te maken tegen de verwerking
Jouw gegevens te ontvangen of te laten overdragen (dataoverdraagbaarheid)
Jouw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerkingen

Je kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@vaartmaken.nl. Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd te vinden op www.vaartmaken.com.

Opgemaakt te egmond, 18 juni 2026
Vaartmaken VOF